Die Automatisierung von administrativen Geschäftsprozessen ist ein zentraler Aspekt der Digitalisierung und spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung und Transformation von Unternehmen aller Branchen. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels, wie das KfW-ifo-Fachkräftebarometer Juni 2024 aufzeigt, stellt sich die Automatisierung als eine logische und effiziente Lösung dar.
Durch den Einsatz spezialisierter Software und deren Geschäftsregeln werden Anweisungen und Prozesse generiert, die darauf abzielen, menschliche Interaktionen mit IT-Systemen zu minimieren oder gar zu ersetzen. Diese Software operiert innerhalb klar definierter Parameter, um Aufgaben autonom und ohne menschliches Zutun auszuführen.
Die Automatisierung kann theoretisch auf jede Art von Entscheidungs- und Erfassungaufgaben angewendet werden. Vom Rechnungseingang über die Entscheidung über eingehende Forderungen bis hin zu Datenerfassung vom Datenträger Papier – die Möglichkeiten sind vielfältig. Automatisierungsfunktionen und -anwendungen lassen sich aber nicht nur für die eigentliche operative Durchführung sondern auch für die Analyse und Vorbereitung von digitalen Anwendungen wie SAP & Co verwenden. Aufwändige Arbeiten für Anforderungsanalyse und Tests können damit viel einfacher durchgeführt werden.
Die Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen
Ein wesentlicher Vorteil von automatisierten Geschäftsprozessen ist die Steigerung der Produktivität. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden und monotonen Prozessen können Mitarbeiter von diesen Aufgaben befreit und für bedeutendere Arbeiten eingesetzt werden. Dies führt zu einer Reduzierung von Fehlern und einer Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb der Teams. Zudem schafft es Zeit für Innovationen und strategische Projekte.
Die Automatisierung ermöglicht es, Prozesse transparent vorliegen zu haben und diese schnell und effizient an neue Anforderungen anzupassen. Dies spart Zeit und Ressourcen, da die Analyse von Geschäftsprozessen heutzutage mehr oder weniger manuell in umfangreichen Workshops durchgeführt wird. Die Workshopergebnisse haben aber häufig nichts mit der Realität zu tun, sondern behandeln vor allen Dingen Sonderfälle.
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Implementierung. Dazu gehören die Notwendigkeit einer sorgfältigen Planung und Zielsetzung, die Abstimmung mit der Geschäftsstrategie, die Auswahl der richtigen Tools und Technologien sowie die Schulung der Mitarbeiter. Darüber hinaus kann die Automatisierung zu einer Veränderung der Arbeitsrollen führen, was Widerstand bei den Mitarbeitern hervorrufen kann.
Die Zukunft der Geschäftsprozess-Automatisierung:
- Fortschritte in der Technologie:
- Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen.
- Entwicklung neuer Automatisierungstools und -plattformen.
- Analysewerkzeuge wie Microsoft Process Mining
- Erweiterung der Automatisierungsmöglichkeiten:
- Automatisierung komplexer und kreativer Aufgaben.
- Verbesserung der Entscheidungsfindung durch datengesteuerte Analysen.
- Effizienz und Effektivität:
- Steigerung der Betriebseffizienz in Unternehmen.
- Reduzierung der Zeit für Routineaufgaben und Fokussierung auf strategische Ziele.
- Mitarbeiter und Automatisierung:
- Umschulung und Weiterbildung von Mitarbeitern für den Umgang mit neuen Technologien.
- Verschiebung von Arbeitsrollen hin zu mehr kreativen und strategischen Tätigkeiten.
- Wettbewerbsvorteil:
- Unternehmen, die Automatisierungstechnologien adaptieren, gewinnen an Marktvorteil.
- Verbesserung der Servicequalität und Kundenzufriedenheit.
- Zukünftige Herausforderungen:
- Es wird eine neue Rolle im Unternehmen für die Digitalisierung benötigt. Die “wissenden” Allround-Sachbearbeiter werden zu einer aussterbenden Spezies werden.
Die Zukunft der Geschäftsprozess-Automatisierung sieht vielversprechend aus. Mit fortschreitender Technologie und der zunehmenden Akzeptanz von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen werden die Automatisierungsmöglichkeiten weiter ausgebaut. Dies wird Unternehmen ermöglichen, noch effizienter und effektiver zu arbeiten, indem sie komplexe Aufgaben automatisieren und ihre Mitarbeiter für kreativere und strategischere Aufgaben einsetzen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die IT-Automatisierung ein mächtiges Werkzeug für Unternehmen ist, um in der heutigen schnelllebigen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie bietet die Möglichkeit, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Mitarbeiterproduktivität zu maximieren. Während die Automatisierung weiter voranschreitet, werden Unternehmen, die diese Technologie adaptieren und integrieren, einen deutlichen Vorteil gegenüber ihren Wettbewerbern haben.