Volver Después de muchos años en proyectos de digitalización centrados en procesos automatizados, hay algo que me ha quedado especialmente claro: el mayor desafío no es la tecnología, sino el análisis de requisitos.
La trampa en los proyectos de digitalización
En numerosos talleres con distintos departamentos, siempre surge el mismo patrón:
Los empleados describen los pasos manuales del proceso que realizan a diario. ¡Pero aquí es donde está el problema!
- Los pasos manuales no suelen ser la mejor base para la automatización.
- Es mucho más importante comprender la lógica sobre la que orbita el proceso, independientemente de los flujos de trabajo existentes.
Esto significa que si construimos la automatización únicamente en función de los procesos manuales actuales, simplemente estamos replicando ineficiencias en lugar de optimizar realmente los procesos.
¿Cómo se puede solucionar este problema?
Existen dos métodos probados para identificar el verdadero potencial de automatización:
1.Process Mining – Análisis basado en datos
El Process Mining puede ser un método valioso para analizar los flujos de proceso reales basándose en datos.
Ventaja
- Se basa en datos reales del sistema y muestra cómo funcionan realmente los procesos, no solo cómo se describen teóricamente.
Inconveniente
- La base de datos suele ser difícil de acceder, incompleta o técnicamente complicada de integrar.
2.Metodología visual de procesos – Repensar el proceso
Una alternativa (y en nuestra experiencia, a menudo más práctica) es la metodología visual de procesos.
En este enfoque, los procesos se capturan visualmente y se reducen conscientemente a lo esencial.
La clave:
- Los pasos manuales solo se permiten en caso de errores.
- La automatización se considera un principio clave desde el inicio.
- La visualización ayuda a comprender y optimizar rápidamente flujos de trabajo complejos.
Nuestra experiencia:
Este método ha demostrado ser mucho más eficaz, ya que involucra activamente a los departamentos y conduce más rápido a resultados aplicables.
Nuestra solución: iCore.UseCaseBuilder
Para aplicar estos conocimientos en la práctica, los hemos integrado en nuestra metodología iCore. El iCore.UseCaseBuilder nos ayuda a replantear los procesos desde cero, con un enfoque en la automatización en lugar del trabajo manual.
Conclusión: La automatización comienza en la mente, no en el código
La mejor tecnología no sirve de nada si el análisis de requisitos no se lleva a cabo correctamente. Quienes digitalizan los procesos tal cual, sin cuestionarlos, desperdician un enorme potencial.
