Nach vielen Jahren in Digitalisierungsprojekten mit dem Fokus auf automatisierte Prozesse ist mir eines besonders klar geworden: Die größte Herausforderung ist nicht die Technik, sondern die Anforderungsanalyse.

Die typische Falle in Digitalisierungsprojekten

In zahlreichen Workshops mit den Fachbereichen zeigt sich immer wieder das gleiche Muster:
Mitarbeitende beschreiben die derzeitigen manuellen Prozessschritte, die sie täglich durchführen. Doch genau hier liegt das Problem!

• Manuelle Schritte sind oft nicht die beste Basis für Automatisierung.
• Viel wichtiger ist es, die Kernlogik des Prozesses zu verstehen – losgelöst von bestehenden Abläufen.

Das bedeutet: Wenn wir Automatisierung rein auf Basis bestehender manueller Abläufe aufbauen, reproduzieren wir Ineffizienzen, anstatt Prozesse wirklich zu optimieren.

Wie lässt sich das Problem lösen?

Es gibt zwei bewährte Methoden, um die wahren Automatisierungspotenziale zu identifizieren:

1.Process Mining – datengetriebene Analyse

Process Mining kann eine wertvolle Methode sein, um tatsächliche Prozessabläufe anhand von Daten zu analysieren.

• Vorteil: Es basiert auf realen Systemdaten und zeigt, wie Prozesse tatsächlich laufen – nicht nur, wie sie theoretisch beschrieben werden.
• Nachteil: Die Datenbasis ist oft schwer zugänglich, unvollständig oder technisch schwierig zu integrieren.

2.Visuelle Prozessmethodik – den Prozess neu denken

Eine Alternative (und aus unserer Erfahrung oft praktikablere Methode) ist die visuelle Prozessmethodik.
Hierbei werden Prozesse visuell erfasst und bewusst auf das Wesentliche reduziert.

Der Schlüssel:

• Manuelle Schritte werden nur im Fehlerfall zugelassen.
• Automatisierung wird von Anfang an als Leitprinzip berücksichtigt.
• Die Visualisierung hilft, komplexe Abläufe schnell zu verstehen und zu optimieren.

Unsere Erfahrung: Diese Methode hat sich als deutlich effektiver erwiesen, weil sie Fachbereiche aktiv einbindet und schneller zu umsetzbaren Ergebnissen führt.

Unsere Lösung: iCore.UseCaseBuilder

Um diese Erkenntnisse in der Praxis umzusetzen, haben wir sie in unsere iCore Methodik integriert. Der iCore.UseCaseBuilder hilft uns dabei, Prozesse von Grund auf neu zu denken – mit einem Fokus auf Automatisierung statt manueller Arbeit.

Fazit: Automatisierung beginnt im Kopf – nicht im Code!

Die beste Technologie hilft nichts, wenn die Anforderungsanalyse nicht sauber durchgeführt wird. Wer Prozesse 1:1 digitalisiert, ohne sie zu hinterfragen, verschenkt riesige Potenziale.