Project Generator 

Vor der Implementierung der PowerApps-Lösung stand unsere Organisation vor mehreren zentralen Herausforderungen: 

1. Manuelle und zeitaufwändige Prozesse
   
   • Die Einrichtung eines PMOs erforderte mehrere Schritte und umfangreiche manuelle Eingaben. 
   • Die Zuweisung von Aufgaben und Genehmigungsworkflows war inkonsistent, was zu Verzögerungen führte. 
2. Mangelnde Standardisierung
   
   • Ohne vordefinierte Vorlagen variierten die Projektstrukturen erheblich. 
   • Die Erstellung von Aufgaben erfolgte auf Ad-hoc-Basis, was Qualität und Effizienz beeinträchtigte.
3. Integrationslücken
   
   • Das Fehlen einer Automatisierung zwischen der Power Platform und Jira führte zu Engpässen. 
   • Die manuelle Eingabe von Aufgaben in Jira erhöhte das Risiko von Fehlern und Ineffizienzen. 
4. Begrenzte Sichtbarkeit und Nachverfolgung
   
   • Es gab keine zentrale Nachverfolgung der PMO-Einrichtung und Genehmigungsworkflows. 
   • Stakeholdern fehlten Echtzeit-Einblicke in den Fortschritt und die Genehmigungen. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat unser Team den PMO Creator entworfen und implementiert, eine PowerApps-basierte Lösung mit nahtloser Jira-Integration. Die Lösung bietet folgende Funktionen: 

1. Automatisierte PMO-Erstellung

• Benutzer geben alle erforderlichen Daten für die PMO-Einrichtung in PowerApps ein. 

• Die übermittelten Daten durchlaufen einen automatisierten Genehmigungsworkflow. 

• Nach Genehmigung wird das PMO in Jira erstellt, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen. 

• Basierend auf dem PMO wird ein entsprechendes eHour-Projekt generiert. 

2. Intelligente Aufgabenerstellung 

• Benutzer wählen Projektattribute wie Projekttyp, Anwendungstyp und Komponenten aus. 

• PowerApps schlägt empfohlene Aufgaben basierend auf vordefinierten Vorlagen vor. 

• Benutzer bestätigen die Aufgaben vor der automatisierten Erstellung in Jira. 

• Aufgaben werden mithilfe eines Python-Integrationsskripts an Jira übergeben, um eine nahtlose Nachverfolgung sicherzustellen. 

3. Nahtlose Integration mit Jira 

• Die automatisierte Aufgabenerstellung in Jira eliminiert manuelle Dateneingaben. 

• Standardisierte Vorlagen stimmen Projektworkflows mit den organisatorischen Standards ab. 

• Echtzeit-Updates und Genehmigungen werden innerhalb von PowerApps und Teams verfolgt. 

4. Verbesserte Governance und Nachverfolgung 

• Standardisierte Genehmigungsworkflows stellen die Einhaltung der organisatorischen Richtlinien sicher. 

• Automatische Benachrichtigungen und E-Mails an das Management erhöhen die Transparenz. 

• Eskalationsverfahren gewährleisten eine zeitnahe Genehmigung und Ausführung von Aufgaben. 

5. Strukturierte Benutzer-Onboarding

• Unterschiedliche Benutzerrollen (Management, Product Owner, Scrum Master) erhalten maßgeschneiderte Schulungen. 

• Die Onboarding-Agenda umfasst:
  – Vorführung des Tools und Namenskonventionen für PMOs.
  – Auswahlkriterien für Dienstleistungen und Jira-Entitäten.
  – Erläuterung der PMO-Inhalte, Basisstunden und Aufgabenvorlagen.
  – Durchgang des Genehmigungsprozesses, einschließlich Benachrichtigungen und Automatisierung. 

• Effizienzsteigerung: Reduzierung der Zeit für PMO-Erstellung und Aufgabeneinrichtung um 60 %. 

• Datenpräzision: Beseitigung manueller Fehler durch strukturierte Eingaben und Genehmigungsworkflows. 

• Standardisierung: Konsistente Projektstruktur und Aufgabenerstellung über alle Teams hinweg. 

• Nahtlose Zusammenarbeit: Integrierte Kommunikation über Teams und Jira. 

Der PMO Creator hat die Art und Weise, wie Projekte initiiert und verwaltet werden, revolutioniert und setzt einen neuen Standard für Effizienz und Konsistenz innerhalb der Organisation. Der Erfolg dieser Implementierung dient als Grundlage für zukünftige Automatisierungsinitiativen im Projektmanagement.