Generador de Proyectos

Antes de la implementación de la solución con PowerApps, nuestra organización enfrentaba varios desafíos clave:

• Procesos manuales y lentos: La configuración de una PMO requería múltiples pasos y una gran cantidad de trabajo manual.
• Falta de estandarización: La ausencia de plantillas predefinidas generaba estructuras de proyecto muy variables.
• Brechas de integración: La falta de automatización entre Power Platform y Jira provocaba cuellos de botella.
• Visibilidad y seguimiento limitados: No existía un sistema centralizado para el seguimiento de la configuración de PMOs y los flujos de aprobación.

Para abordar estos desafíos, nuestro equipo diseñó e implementó PMO Creator, una solución basada en PowerApps con integración nativa en Jira. Sus principales características incluyen:

• Automatización de la configuración de PMOs: Los usuarios introducen los datos necesarios en PowerApps, que luego pasan por un flujo de aprobación automatizado. Una vez aprobado, la PMO se crea en Jira, garantizando coherencia y precisión. A partir de la PMO, se genera automáticamente un proyecto correspondiente en eHour.
• Creación inteligente de tareas: Los usuarios seleccionan atributos del proyecto, como tipo de proyecto, aplicación y componentes. Basándose en plantillas predefinidas, PowerApps sugiere las tareas recomendadas. Tras su confirmación, las tareas se crean automáticamente en Jira mediante un script de integración en Python, asegurando un seguimiento fluido.
• Integración total con Jira: La automatización de la creación de tareas elimina la introducción manual de datos. Las plantillas estandarizadas alinean los flujos de trabajo con los estándares organizativos. Las actualizaciones y aprobaciones en tiempo real se gestionan desde PowerApps y Teams.
• Mejora del control y seguimiento: Los flujos de aprobación estandarizados garantizan el cumplimiento de las políticas organizativas. Las notificaciones automáticas y correos electrónicos a la dirección aumentan la transparencia. Se han implementado procedimientos de escalado para garantizar la aprobación y ejecución oportuna de tareas.
• Onboarding estructurado de usuarios: Diferentes roles de usuario (Dirección, Product Owner, Scrum Master) reciben formación específica, con una agenda que incluye:
  • Demostración de la herramienta y convenciones de nomenclatura de PMOs.
  • Criterios de selección de servicios y entidades en Jira.
  • Explicación del contenido de la PMO, horas base y plantillas de tareas.
  • Recorrido por el proceso de aprobación, incluyendo notificaciones y automatización.

• Mejora de la eficiencia: Reducción del tiempo de configuración de PMOs y creación de tareas en un 60%.
• Precisión en los datos: Eliminación de errores manuales gracias a entradas estructuradas y flujos de aprobación automatizados.
• Estandarización: Creación de estructuras de proyectos y tareas coherentes en todos los equipos.
• Colaboración fluida: Comunicación integrada a través de Teams y Jira.

PMO Creator ha revolucionado la forma en que se inician y gestionan los proyectos, estableciendo un nuevo estándar de eficiencia y coherencia en la organización. El éxito de esta implementación sienta las bases para futuras iniciativas de automatización en la gestión de proyectos.