In der dynamischen Geschäftswelt von heute sind KI und Prozessautomatisierung keine Zukunftsvision mehr, sondern essentielle Faktoren für Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit.

Von der Automatisierung des Kundensupports bis zur präzisen Vorhersage von Produktionsproblemen – KI und Prozessautomatisierung bieten Unternehmen vielfältige Lösungen für die Herausforderungen der heutigen Geschäftswelt.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

  • Wie KI und Prozessautomatisierung zusammenarbeiten
  • Welche Vorteile die Nutzung von KI für Unternehmen bietet
  • Welche Herausforderungen bei der Implementierung von KI zu beachten sind
  • Wie Microsoft Copilot und Microsoft Power Apps die Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen
  • Wie Unternehmen den Datenschutz und ethische Aspekte bei der Nutzung von KI berücksichtigen können

Warum Künstliche Intelligenz (KI) in Unternehmen und Organisationen?

Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet eine vielversprechende Option die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung weiter in Umsetzung und Effizienz zu verbessern. Durch den Einsatz intelligenter Systeme können Fachkräfteengpässe weiter gemindert und Arbeitsprozesse effizienter bewältigt werden. Es gibt verschiedene Anwendungsfälle von KI-gesteuerter Prozessautomatisierung, die zeigen, dass Unternehmen durch die kreative Nutzung von Technologie ihre Abläufe optimieren können. Die PWC Studie Fachkräftemangel. Stationärer und ambulanter Bereich bis zum Jahr 2030 stellt beispielweise heraus, dass es Verbesserungspotentiale im Bereich der administrativen Aufgaben gibt. Diese Verwaltungstätigkeiten sind keine liebgewonnen Tätigkeiten von praktisch arbeitenden und denkenden Fachkräften. Ärztinnen und Ärzte verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben wie der Dokumentation von Patientendaten, der Erstellung von Berichten und der Beantwortung von Anfragen. Dies kann zu Zeitmangel für die eigentliche Patientenversorgung führen.

Daher betont die PWC-Studie die Notwendigkeit, effiziente Lösungen für die Administration zu implementieren, um den Fachkräften die Möglichkeit zu geben, sich verstärkt auf ihre praktischen Aufgaben zu konzentrieren, um somit die Gesundheitsversorgung insgesamt zu verbessern.

Künstliche Intelligenz und der nächste Schritt: Generative Künstliche Intelligenz

Man sollte Künstliche Intelligenz (KI) und Generative Künstliche Intelligenz (GenAI) ganz klar trennen. Während sich KI wirklich auf die allgemeine Fähigkeit von Computern bezieht, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern, schafft Generative Künstliche Intelligenz etwas Neues. Eigenständig werden Daten oder Inhalte generiert, die sich auf erlernte Muster und Informationen beziehen. Die aktuellen Modelle, sind die LLMs (Large Language Models) wie OpenAI’s GPT-4 Sprachmodell, das auch Microsoft für Copilot nutzt oder Googles Gemini und Llama 2 von Meta.

Vorteile für Unternehmen für den Einsatz von Generativer Künstlicher Intelligenz (GenAI):

  • Effizienzsteigerung: Prozesse werden schneller und mit weniger Fehlern ausgeführt.
  • Zeiteinsparung: Mitarbeiter können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
  • Kundenzufriedenheit: Verbesserter Service durch schnellere und genauere Bearbeitung von Anfragen.
  • Neue Möglichkeiten: Integration von intelligenten Systemen in bestehende Strukturen.

TIPP: Eine KI gesteuerte Sentiment Analyse kann verwendet werden, um die Stimmung des Kundenfeedbacks zu analysieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Herausforderungen:

  • Datenschutz: Sicherstellen der Vertraulichkeit von Kundendaten.
  • Ethik: Vermeidung von Diskriminierung und Benachteiligung durch KI-Systeme.
  • Implementierung: Anpassung der Prozesse und Systeme an die Anforderungen der KI.

Use Case: Microsoft Copilot und Microsoft Power Apps

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist die effiziente Entscheidungsfindung. Oftmals sind Entscheidungen von einer Vielzahl von Faktoren abhängig und es kann schwierig sein, alle relevanten Informationen zu sammeln und auszuwerten. Mit Künstlicher Intelligenz können diese zeitintensiven Prozesse erheblich verkürzt werden. Jüngst gibt es Microsoft Copilot als Tool für Unternehmen zur Anwendung. In Microsoft 365 integriert kann Copilot bei der App-Erstellung mit Microsoft Power Apps helfen. Mit der Spracheingabe werden die App-Funktionen beschrieben. In wenigen Gesprächssequenzen ist die Anwendung erstellt. Auch einen User-Test führt Copilot durch, sowie ein debugging.

Integration intelligenter Systeme in bestehende Unternehmensstrukturen

Fazit: Eine Integration von intelligenten Systemen in bereits bestehende Unternehmensstrukturen kann eine Herausforderung darstellen. Es bedarf einer genauen Planung und Analyse, um die neuen Technologien effektiv in den Arbeitsablauf zu integrieren. Eine Möglichkeit ist es, die KI-gesteuerten Prozesse schrittweise einzuführen und dabei auf eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Entwicklungs-Team und der zuständigen Abteilung oder sogar dem Management zu setzen. So können potentielle Risiken frühzeitig erkannt werden und Maßnahmen zur Minimierung der Folgen getroffen werden. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Einsatz der neuen Technologien eingebunden werden. Schulungen können hierbei helfen, Vorbehalte abzubauen und das Verständnis für die Vorteile der Automatisierung zu fördern. Durch eine sorgfältige Integration intelligenter Systeme kann ein Unternehmen seine Effizienz steigern und somit wettbewerbsfähiger am Markt agieren. Selbstverständlich können Sie auch weitere Benchmarks und KPI´s festlegen, die mit der Implementierung erfüllt werden sollen.

Datenschutz und ethische Aspekte der KI-gesteuerten Geschäftsprozesse

Ein letzter wichtiger Aspekt bei der Implementierung von KI-gesteuerter Prozessautomatisierung ist der Datenschutz und die Berücksichtigung ethischer Aspekte. Denn durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen werden automatisch auch Daten generiert und verarbeitet. Es muss daher sichergestellt werden, dass diese Daten entsprechend geschützt werden und nicht in falsche Hände geraten. Auch ethische Fragen stellen sich hierbei: Wie fair sind Entscheidungen, die auf Basis von Algorithmen getroffen werden? Können Diskriminierungen ausgeschlossen werden? Die Trainingsdaten von ChatGPT sind nicht speziell auf Diskriminierungsfreiheiten geprüft, auch können sich Vorurteile und Fehler in den Trainingsdaten befinden.

Unternehmen sollten sich dieser Verantwortung bewusst sein und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um den Schutz personenbezogener Daten sowie die Einhaltung ethischer Standards zu gewährleisten. Nur so können sie das volle Potenzial der kreativen Nutzung von KI zur Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse ausschöpfen.

Lesezeit 4 min

Finden Sie in diesem Artikel heraus, ob eine Investition in automatisierte IT-Systeme für Sie lohnenswert ist.

Software für Prozessautomatisierung ist Ihr Weg in die Zukunft. Unsere Welt ist durch technologische Fortschritte geprägt. Unternehmen stellen deshalb zunehmend Effizienz und Produktivität in den Vordergrund. Eine Lösung, die dabei immer mehr Aufmerksamkeit auf sich zieht, ist Prozessautomatisierungssoftware, oder noch präziser RPA (Robotic Process Automation). Doch lohnt sich eine Investition wirklich? In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile und Herausforderungen, um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen. Zur Einschätzung der Dringlichkeit: Aus einem 2023 veröffentlichten Bericht von Camunda geht hervor, dass die Investition in Prozessautomatisierung von über 90% der befragten IT-Fachkräfte für ihre Unternehmen weiter vorangetrieben wird!

1. Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Routineaufgaben – viele Beschäftigte werden Ihnen danken, wenn die einst manuell zu bewältigenden Aufgaben automatisiert werden können. Sie danken Ihnen nicht nur, weil Zeit eingespart wird, sondern auch, weil das Risiko menschlicher Fehler auf ein Minimum reduziert wird. Die Tatsache, dass Ihr Unternehmen, Ihre Abteilung oder Ihr Team durch die Prozessautomatisierung von mühsamen Aufgaben entlastet wird, eröffnet Raum für kreative Entfaltung, strategisches Denken und die Möglichkeit für Weiterentwicklungen. Statt Ressourcen an monotone Tätigkeiten zu verschwenden, können Teams sich auf anspruchsvollere und bedeutungsvollere Herausforderungen fokussieren. Eine Software für Prozessautomatisierung spielt eine entscheidende Rolle dabei, den Weg für Innovation und Fortschritt zu ebnen.

2. Kosteneinsparungen durch Optimierung

Investitionen in Prozessautomatisierung können langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen wird nicht nur die benötigte Arbeitszeit reduziert, sondern auch der Ressourcenverbrauch minimiert. Dies wirkt sich positiv auf die betrieblichen Kosten aus und steigert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Bevor die Prozessautomatisierung ihren Weg in Ihr Unternehmen findet, gibt es zahlreiche Hindernisse. Unzählige E-Mails, die zugeordnet werden müssen, Briefe mit handgeschriebenen Notizen, Stapel von Papierkram und ein ständiges Jonglieren mit verschiedenen Aufgaben. Der erste Schritt sollte sein, Ihre Prozesse sehr genau zu analysieren. Wenn diese Prozessanalyse abgeschlossen ist, die neuen digitalen Prozesse definiert sind, wird sich die Zeit- und Ressourceneffizienz wiederum direkt in Kosteneinsparungen übersetzen lassen.

Person analysing the workflows via bpmn on a laptop.

Beispielsweise hat ein Kundenservice-Team, das sich vor der Automatisierung mit einem Berg von Anfragen konfrontiert sah, durch die Einführung automatisierter Workflows nicht nur Zeit gewonnen, sondern kann sich nun komplexeren Anliegen widmen. Hier ein Praxisbeispiel aus dem Bereich Versicherungen: Prozessautomatisierung erhöht die Dunkelverarbeitung um 80%. Dunkelverarbeitung ist ein gängiger Begriff in der Versicherungswirtschaft und bedeutet, dass Dokumente ohne das Zutun von Mitarbeitenden verarbeitet werden.

Die durch automatisierte Workflows erzielten Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen wirken wie ein Geheimrezept, das die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens stärkt. In einem Wettlauf um Innovation und Kundenzufriedenheit ist die Fähigkeit, schnell und effizient zu handeln, der Schlüssel zum Erfolg.

3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Prozessautomatisierungssoftware ist der Schlüssel zu mehr Flexibilität, genau nach Ihren Bedürfnissen. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen sieht sich plötzlich neuen Marktanforderungen gegenüber – ohne die richtigen Werkzeuge könnte dies zu einem ernsthaften Hindernis für Ihre Geschäftsprozesse werden. Im Vergleich zu umfangreichen Enterprise-Lösungen erweisen sich individuelle und maßgeschneiderte Lösungen als besonders anpassungsfähig. Innerhalb kürzester Zeit, sprich wenigen Wochen, können Minimum Viable Products (MVPs) erstellt werden, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Darüber hinaus lassen sich individuelle Lösungen rasch und mühelos an Ihre bestehenden Systeme anpassen.“

4. Zusammenfassung

Überprüfen Sie, ob die folgenden drei Kriterien erfüllt werden können. Sie gelten als Mindestvoraussetzung für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung:

  1. Standardisierte Prozesse: Vor der Automatisierung sollte sichergestellt werden, dass der zu automatisierende Prozess bereits standardisiert ist. Klare und einheitliche Abläufe bilden die Grundlage für eine effiziente RPA-Implementierung.
  2. Prozesse sind analysiert oder können analysiert werden: Eine detaillierte Analyse der bestehenden Workflows ist unerlässlich. Durch diese Analyse können potenzielle Engpässe, redundante Schritte oder ineffiziente Arbeitsabläufe identifiziert werden.
  3. Dokumentation und Transparenz: Eine umfassende Dokumentation der Prozesse ist entscheidend. Dies kann durch ein BPMN-Tool geleistet werden. Wir empfehlen Camunda, allerdings gibt es eine Vielzahl von Anwendungen, auch für Ihre Bedarfe. Transparente Einblicke in bestehende Abläufe ermöglichen es, die geeigneten Bereiche für Automatisierung zu identifizieren und den Implementierungsprozess effektiv zu steuern.

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Die Herausforderungen der IT-Prozessoptimierung

Die digitale Prozessoptimierung spielt eine entscheidende Rolle in der Unternehmensstrategie, da sie darauf abzielt, Prozesse effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten. Allerdings stehen viele Unternehmen vor Herausforderungen bei der Umsetzung dieser Optimierung. Bei Softwareprojekten ist nicht nur die interne Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und Systeme von großer Bedeutung, sondern auch die Minimierung finanzieller Risiken sowie eine schnelle Time-To-Market. Diese Faktoren haben einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, bietet die Kombination von insinno iCore und der Microsoft Power Platform eine wirtschaftliche und effiziente Lösung. Mit der Low-Code-Lösung, Microsoft Power Apps, können wir Ihnen schnell messbare Erfolge präsentieren. Gleichzeitig ermöglicht die modulare Plattform iCore die Nutzung einer breiten Palette an fertigen Modulen, die es ermöglichen auch hochfrequente und komplexe Lösungen entstehen lassen.

Die Synergie zwischen iCore und der Microsoft Power Platform ist ein wahres Kraftpaket für Unternehmen. Die beiden Systeme ergänzen sich perfekt und ermöglichen eine noch schnellere und effizientere Automatisierung von IT-Prozessen. Dank iCore als Integrationsplattform können Daten nahtlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden, während die Microsoft Power Platform die einfache Erstellung von App Frontends und automatisierten Workflows ermöglicht.

Fazit: Effizienzsteigerung durch hybride Implementierung mit insinno iCore und Microsoft Power Platform

Apps mit der iCore Plattform von insinno in Verbindung mit der Microsoft Power Platform zu entwickeln, bietet eine effiziente Möglichkeit, Prozesse zu optimieren. Durch die Nutzung von Power Apps können zunächst einfachere Aufgaben wie beispielsweise die Erfassung von Kundendaten, die Abwicklung von Bestellprozessen und Genehmigungsworkflows automatisiert werden. So werden repetitive und zeitaufwändige Aufgaben optimiert und Mitarbeitende können ihre Zeit wieder auf wertvolle Kundeninteraktionen konzentrieren und maximale Produktivität erreichen.

Die Datengrundlage hierfür können im ersten Schritt auch einfach bestehende Excel-Sheets sein. Wenn die Komplexität des Use Cases steigt und spezifischere Anforderungen auftreten, ist eine stufenweise Integration mit iCore zu jeder Zeit möglich. Dabei stellt iCore eine flexible Integrationsplattform dar, mit der maßgeschneiderte digitale Lösungen entwickelt werden. Die hybride Implementierung mit iCore und der Microsoft Power Platform stellt daher eine lohnende Investition für Unternehmen dar, die ihre Effizienz steigern möchten. Diese Kombination erreicht eine schnelle und skalierbare Umsetzung und schafft erhebliche Wettbewerbsvorteile, welche die Zukunft des Unternehmens sichert.