Digitalisierung ohne Risiko: Warum kleine Schritte oft mehr bewirken als große Sprünge

Einleitung

Große Digitalisierungsprojekte scheitern häufig. Sie überschreiten Budgets, verzögern sich und liefern nicht die versprochenen Ergebnisse. Laut einer Studie von McKinsey scheitern über 70 % der großen Transformationsprojekte an überzogenen Budgets, verzögerten Zeitplänen oder mangelnder Akzeptanz. Gleichzeitig blockieren sie Ressourcen, die für schnelle, pragmatische Lösungen fehlen.

Doch es gibt einen anderen Weg: inkrementelle Innovation. Statt jahrelanger Großprojekte setzen erfolgreiche Unternehmen auf kleine, schrittweise Verbesserungen – mit pilotierten Lösungen, modularen Services und kontinuierlichem Feedback. Dieser Ansatz minimiert Risiken, beschleunigt Ergebnisse und macht Digitalisierung planbar, bezahlbar und erfolgreich.

In diesem Artikel erfahren Sie:

Warum große Digitalisierungsprojekte so riskant sind.
Wie inkrementelle Innovation funktioniert – und warum sie oft besser ist.
Ein Praxisbeispiel, das zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen durch kleine Schritte große Erfolge erzielte.
5 konkrete Schritte, um selbst mit inkrementeller Innovation zu beginnen.

Kapitel 1: Die Risiken großer Transformationsprojekte

1.1. Warum große Projekte scheitern

Große Digitalisierungsprojekte sind wie Riesen-Tanker: Sie brauchen lange, um in Fahrt zu kommen – und noch länger, um die Richtung zu ändern. Die häufigsten Gründe für ihr Scheitern:

Unrealistische Zeitpläne: Projekte werden oft mit zu optimistischen Fristen gestartet, die sich im Laufe der Zeit als undurchführbar erweisen.
Komplexität: Je größer das Projekt, desto mehr Abhängigkeiten, Schnittstellen und unvorhergesehene Probleme treten auf.
Mangelnde Akzeptanz: Wenn Mitarbeiter nicht frühzeitig eingebunden werden, lehnen sie neue Systeme ab – selbst wenn diese technisch perfekt sind.
Kostenexplosion: Laut einer Studie von Boston Consulting Group überschreiten 66 % der großen IT-Projekte ihr Budget – oft um mehr als 50 %.

1.2. Die Folgen für Unternehmen

Wenn Digitalisierungsprojekte scheitern, hat das konkrete wirtschaftliche Auswirkungen:

Verlorene Investitionen: Millionenbeträge fließen in Projekte, die nie fertig werden oder nicht den gewünschten Nutzen bringen.
Verzögerte Innovation: Während das Unternehmen mit dem Großprojekt kämpft, zieht die Konkurrenz mit agileren Lösungen davon.
Frustrierte Mitarbeiter: Teams, die jahrelang an einem gescheiterten Projekt arbeiten, verlieren Motivation und Vertrauen in die Digitalisierung.
Reputationsschaden: Kunden und Partner verlieren das Vertrauen in die digitale Kompetenz des Unternehmens.

1.3. Warum Unternehmen trotzdem auf Großprojekte setzen

Trotz der Risiken entscheiden sich viele Unternehmen für große Transformationsprojekte. Die Gründe:

„Alles oder nichts“-Denken: Manche Führungskräfte glauben, dass nur radikale Veränderungen wirken.
Kurzfristige Erfolgserwartungen: Der Druck, schnell sichtbare Ergebnisse zu liefern, führt zu überstürzten Entscheidungen.
Fehlende Alternativen: Viele kennen den Weg der inkrementellen Innovation nicht – oder trauen ihm nicht zu, genug zu bewirken.

Doch es gibt einen besseren Weg.

Kapitel 2: Die Alternative – Inkrementelle Innovation

2.1. Was ist inkrementelle Innovation?

Inkrementelle Innovation bedeutet, Digitalisierung in kleinen, überschaubaren Schritten umzusetzen. Statt ein ganzes Unternehmen auf einmal umzukrempeln, werden einzelne Prozesse, Abteilungen oder Use Cases schrittweise verbessert. Die Vorteile:

Geringeres Risiko: Kleine Projekte sind leichter zu steuern und haben weniger Auswirkungen bei Misserfolg.
Schnellere Ergebnisse: Erste Erfolge sind bereits nach wenigen Wochen oder Monaten sichtbar.
Flexibilität: Unternehmen können auf Veränderungen reagieren, ohne das gesamte Projekt infrage zu stellen.
Akzeptanz: Mitarbeiter werden schrittweise an neue Lösungen gewöhnt – und lehnen sie seltener ab.

2.2. Warum kleine Schritte oft mehr bewirken

Große Projekte versprechen oft „die große Lösung“ – doch in der Praxis sind es die vielen kleinen Verbesserungen, die nachhaltig wirken:

Kontinuierlicher Fortschritt: Statt jahrelang auf ein fertiges System zu warten, profitiert das Unternehmen sofort von jeder einzelnen Verbesserung.
Lernkurve: Jeder Schritt liefert Feedback und Daten, die für die nächsten Schritte genutzt werden können.
Skalierbarkeit: Erfolgreiche Lösungen können schrittweise auf andere Bereiche übertragen werden.
Kosteneffizienz: Kleine Projekte sind günstiger und lassen sich besser budgetieren.

2.3. Wann inkrementelle Innovation die richtige Wahl ist

Inkrementelle Innovation eignet sich besonders für:

Mittelständische Unternehmen, die keine Ressourcen für Großprojekte haben.
Komplexe Umfelder, in denen viele Abhängigkeiten und Unsicherheiten bestehen.
Regulierte Branchen (z. B. Finanzdienstleister, Healthcare), in denen große Veränderungen riskant sind.
Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen, die schnelle Erfolge brauchen.

Fazit: Inkrementelle Innovation ist kein „Notnagel“, sondern eine strategische Wahl – besonders für Unternehmen, die schnell, flexibel und risikoarm digitalisieren wollen.

Kapitel 3: Wie inkrementelle Innovation funktioniert

3.1. Schritt 1: Use Cases identifizieren

Nicht jeder Prozess muss digitalisiert werden. Fokussieren Sie sich auf die Bereiche, die den größten Nutzen bringen:

Kundenorientierte Prozesse (z. B. Bestellabwicklung, Serviceanfragen).
Wiederkehrende Aufgaben (z. B. Rechnungsstellung, Lagerverwaltung).
Engpässe (z. B. manuelle Datenübertragung, langsame Genehmigungsprozesse).

Tipp: Nutzen Sie Daten und Mitarbeiterfeedback, um die dringendsten Probleme zu identifizieren.

3.2. Schritt 2: Pilotprojekte starten

Statt ein großes Projekt zu beginnen, starten Sie mit einem kleinen, überschaubaren Pilotprojekt:

Begrenzen Sie den Umfang (z. B. eine Abteilung, ein Prozess).
Setzen Sie klare Ziele (z. B. „Reduzierung der Bearbeitungszeit um 30 %“).
Nutzen Sie bestehende Tools (z. B. Cloud-Software, Low-Code-Plattformen).

Beispiel: Ein Handelsunternehmen digitalisierte zunächst nur die Bestellabwicklung für einen bestimmten Produktbereich – und skalierte die Lösung erst nach dem Erfolg.

3.3. Schritt 3: Feedback einholen und anpassen

Nach der Implementierung ist Feedback der Schlüssel:

Mitarbeiter befragen: Was funktioniert? Was nicht?
Daten analysieren: Werden die Ziele erreicht? Wo gibt es Probleme?
Anpassen und verbessern: Kleine Iterationen machen die Lösung mit der Zeit besser.

3.4. Schritt 4: Erfolgreiche Lösungen skalieren

Wenn ein Pilotprojekt funktioniert, übertragen Sie die Lösung auf andere Bereiche:

Standardisieren Sie Prozesse, um sie einfacher zu übertragen.
Schulen Sie Mitarbeiter, damit sie die neuen Tools nutzen können.
Nutzen Sie SaaS-Lösungen, die einfach skalierbar sind.

3.5. Schritt 5: Kontinuierlich verbessern

Inkrementelle Innovation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Dauerprozess:

Regelmäßig neue Use Cases identifizieren.
Technologien und Prozesse aktualisieren.
Mitarbeiter einbinden, um Akzeptanz und Ideen zu fördern.

Das Ergebnis: Eine kontinuierliche Digitalisierung, die das Unternehmen Schritt für Schritt voranbringt – ohne große Risiken oder Investitionen.

Kapitel 4: Praxisbeispiel – Ein mittelständisches Unternehmen macht es vor

4.1. Die Ausgangslage: Ein Maschinenbauer mit veralteten Prozessen

Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 300 Mitarbeitern kämpfte mit:

Veralteten ERP-Systemen, die nicht mehr den Anforderungen entsprachen.
Manuellen Prozessen in der Auftragsabwicklung, die zu Fehlern und Verzögerungen führten.
Einem gescheiterten Großprojekt, das nach 2 Jahren und 1,5 Mio. Euro Investitionen abgebrochen wurde.

4.2. Die Lösung: Inkrementelle Digitalisierung

Statt ein neues Großprojekt zu starten, setzte das Unternehmen auf kleine, schrittweise Verbesserungen:

Pilotprojekt „Digitale Auftragsabwicklung“:
- Einführung einer Cloud-basierten Lösung für einen bestimmten Kundensegment.
- Ziel: Reduzierung der Bearbeitungszeit um 40 %.
Feedback einholen und anpassen:
- Nach 3 Monaten wurde die Lösung basierend auf Mitarbeiterfeedback optimiert.
Skalierung auf andere Bereiche:
- Nach dem Erfolg wurde die Lösung auf die gesamte Auftragsabwicklung ausgeweitet.

4.3. Die Ergebnisse

Bearbeitungszeit reduziert: Von 4 Tagen auf 1,5 Tage pro Auftrag.
Fehlerquote gesenkt: Um 60 % weniger manuelle Fehler.
Kundenzufriedenheit gestiegen: Die Liefertreue verbesserte sich von 85 % auf 98 %.
Kosten gespart: Statt 1,5 Mio. Euro für ein gescheitertes Großprojekt investierte das Unternehmen nur 250.000 Euro – mit messbarem ROI.

Fazit: Durch kleine Schritte erreichte das Unternehmen mehr, als das gescheiterte Großprojekt je hätte liefern können.

Kapitel 5: 5 Schritte, um mit inkrementeller Innovation zu beginnen

Schritt 1: Use Cases mit dem größten Hebel identifizieren

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter: Wo verlieren sie am meisten Zeit?
Analysieren Sie Daten: Welche Prozesse verursachen die meisten Kosten oder Fehler?
Priorisieren Sie: Welche Verbesserungen bringen den schnellsten und größten Nutzen?

Schritt 2: Ein Pilotprojekt starten

Begrenzen Sie den Umfang (z. B. eine Abteilung, ein Prozess).
Setzen Sie klare, messbare Ziele (z. B. „Reduzierung der Durchlaufzeit um 30 %“).
Nutzen Sie bestehende Tools (z. B. Cloud-Software, Low-Code-Plattformen).

Schritt 3: Feedback einholen und schnell anpassen

Befragen Sie die Nutzer nach den ersten Wochen.
Analysieren Sie Daten (z. B. Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten).
Passen Sie die Lösung an – und wiederholen Sie den Prozess.

Schritt 4: Erfolgreiche Lösungen skalieren

Standardisieren Sie die Lösung, um sie auf andere Bereiche zu übertragen.
Schulen Sie Mitarbeiter, damit sie die neuen Tools nutzen können.
Nutzen Sie SaaS-Lösungen, die einfach skalierbar sind.

Schritt 5: Kontinuierliche Verbesserung etablieren

Machen Sie Digitalisierung zum Dauerprozess.
Identifizieren Sie regelmäßig neue Use Cases.
Fördern Sie eine Kultur der Innovation – in der jeder Mitarbeiter Ideen einbringen kann.

Fazit: Warum kleine Schritte die Zukunft der Digitalisierung sind

Große Transformationsprojekte sind riskant, teuer und oft erfolglos. Inkrementelle Innovation hingegen bietet eine sichere, flexible und kosteneffiziente Alternative. Unternehmen, die auf kleine Schritte setzen, profitieren von:

Schnelleren Ergebnissen – ohne jahrelange Wartezeiten.
Geringeren Risiken – weil Fehler in kleinen Projekten leichter zu korrigieren sind.
Höherer Akzeptanz – weil Mitarbeiter schrittweise eingebunden werden.
Besserer Skalierbarkeit – weil erfolgreiche Lösungen einfach übertragen werden können.

Die Botschaft ist klar: Digitalisierung muss kein Großprojekt sein. Kleine Schritte bewirken oft mehr – und das mit weniger Risiko.

Sie wollen Ihre Digitalisierung vorantreiben – aber ohne große Risiken?Lassen Sie uns sprechen! Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit inkrementeller Innovation schnelle Erfolge erzielen – ohne jahrelange Projekte oder hohe Investitionen.