Project Task Generator 

Vor der Implementierung der PowerApps-Lösung stand unsere Organisation vor mehreren zentralen Herausforderungen: 

1. Manuelle Prozesse verlangsamten die Projektinitialisierung und führten zu inkonsistenten Aufgaben- und Genehmigungsworkflows. Manuelle und zeitaufwändige Prozesse
2. Es fehlte an Standardisierung, wodurch Projektstrukturen stark variierten und die Qualität der Ergebnisse litt.
3. Die fehlende Integration zwischen Power Platform und Jira führte zu doppelten Dateneingaben und erhöhtem Fehlerpotenzial.
4. Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Genehmigungsprozess waren nicht gegeben – ein kritisches Defizit für das Management.

Um diesen Herausforderungen wirkungsvoll zu begegnen, entwickelte unser Team den Project Task Creator, eine maßgeschneiderte Lösung auf Basis von Microsoft PowerApps mit direkter Anbindung an Jira. Die Lösung bietet:

1. Automatisierte Task-Erstellung: Über PowerApps geben Benutzer strukturierte Projektdaten ein, die einen automatisierten Genehmigungsprozess durchlaufen. Nach erfolgreicher Freigabe werden Projekte inklusive Aufgaben direkt in Jira erstellt – fehlerfrei und konsistent.

2. Intelligente Vorlagenbasierte Aufgabenplanung: Auf Basis gewählter Projektattribute wie Typ oder Technologie schlägt die App automatisch relevante Aufgaben vor. Benutzer bestätigen diese, bevor sie per Python-Skript nahtlos an Jira übergeben werden. 

3. Nahtlose Integration mit Jira: Standardisierte Vorlagen und automatisierte Workflows schaffen konsistente Strukturen, vermeiden manuelle Dateneingaben und ermöglichen Echtzeit-Statusverfolgung – integriert in PowerApps und Microsoft Teams.

4. Verbesserte und transparente Governance und Reporting: Automatisierte Benachrichtigungen, strukturierte Genehmigungsworkflows und Eskalationsmechanismen sorgen für klare Verantwortlichkeiten und steigern die Management-Transparenz erheblich.

5. Strukturierte Benutzer-Onboarding: Durch ein gezieltes Schulungskonzept wurden alle Nutzergruppen – von Management bis Scrum Master – befähigt, die neue Lösung effizient zu nutzen. Inhalte umfassten Tool-Demos, Namenskonventionen, Vorlagenlogik und den vollständigen Genehmigungsprozess.

Die Einführung des Project Task Creators war ein voller Erfolg:

• 60 % Zeitersparnis bei der Aufgabenanlage durch automatisierte Prozesse.

• Datenpräzision: Beseitigung manueller Eingabefehler dank strukturierter Erfassung und validierter Genehmigungsworkflows. 

• Standardisierung: Konsistente Projektstruktur, Aufgabenerstellung-/ und Überwachung über alle Teams hinweg. 

• Nahtlose Zusammenarbeit: Integrierte Kommunikation über Teams und Jira. 

Die neue Lösung hat das Projektmanagement nachhaltig verändert. Sie bringt nicht nur unmittelbare operative Vorteile, sondern setzt auch einen neuen strategischen Maßstab für Automatisierung und Effizienz in unserer Organisation. Der Project Task Creator dient heute als Vorlage für zukünftige Digitalisierungsvorhaben im Projektmanagement.

Mit dem Project Task Creator ist es uns gelungen, Projektarbeit auf ein neues Niveau zu heben – effizient, einheitlich, transparent. Ein echter Gamechanger, der zeigt, wie Technologie gezielt eingesetzt werden kann, um komplexe Herausforderungen nachhaltig zu lösen.