Automatisierte Synchronisierung von E-Mail-Daten mit Lead-Listen

Bisher verfolgten Projektmanager die Empfängerinformationen ihrer gesendeten E-Mails manuell und aktualisierten die Lead-Liste in Excel. Dieser Prozess war ineffizient, fehleranfällig und führte zu veralteten oder fehlenden Empfängerdaten. Es gab keinen systematischen Validierungsprozess, um sicherzustellen, dass alle E-Mail-Empfänger korrekt in die Lead-Liste aufgenommen wurden. Dies führte zu Compliance-Risiken, Dateninkonsistenzen und unnötigem manuellen Aufwand für Projektmanager und Administratoren.

Hauptprobleme waren:

• Manuelle Verwaltung der Empfänger führte zu häufigen Fehlern und veralteten Lead-Listen.
• Kein automatisierter Mechanismus zur Überprüfung und Genehmigung neuer E-Mail-Empfänger.
• Fehlender Audit-Trail für Genehmigungen und Aktualisierungen von Empfängern.
• Ineffiziente Zusammenarbeit zwischen Projektmanagern und Genehmigenden.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte das Team einen automatisierten Workflow mit Power Automate und Microsoft Adaptive Cards. Die Lösung integrierte sich nahtlos in Outlook und SharePoint, um eine genaue Empfängerverwaltung zu gewährleisten und den manuellen Aufwand zu reduzieren.

Implementierungsschritte:

1. E-Mail-Überwachung & Extraktion: Power Automate überwacht kontinuierlich E-Mails, die von Projektmanagern gesendet werden, und extrahiert die Empfängeradressen (To, CC, BCC-Felder).
2.  Empfängerabgleich: Die extrahierten E-Mail-Adressen werden automatisch mit der Lead-Liste in SharePoint abgeglichen.
3. Genehmigungs-Workflow für neue Empfänger: Falls ein Empfänger nicht in der Lead-Liste vorhanden ist, löst Power Automate eine Genehmigungsanfrage über Adaptive Cards an den zuständigen Genehmiger aus.
4. Validierung & Aktualisierung: Nach der Genehmigung wird der neue Empfänger automatisch zur Lead-Liste hinzugefügt. Bei einer Ablehnung wird die Anfrage protokolliert und der Projektmanager benachrichtigt.
5. Audit-Logging & Benachrichtigungen: Das System speichert einen Audit-Trail für Genehmigungen und Aktualisierungen, um Transparenz und Compliance zu gewährleisten. Projektmanager erhalten Echtzeitbenachrichtigungen über den Status neuer Empfängergenehmigungen.

• Verbesserte Datenqualität: Stellt sicher, dass Empfängerdaten in der Lead-Liste stets aktuell sind.
• Automatisierte Compliance: Erzwingt die Validierung, bevor neue Empfänger hinzugefügt werden.
• Reduzierter manueller Aufwand: Spart Projektmanagern Zeit durch den Wegfall manueller Nachverfolgung.
• Gesteigerte Effizienz: Ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Projektmanagern und Genehmigenden.
• Nachvollziehbarkeit & Transparenz: Bietet einen klaren Audit-Trail für jede Genehmigungsentscheidung.

Durch den Einsatz von Microsoft Power Automate und Adaptive Cards optimierte die Organisation erfolgreich ihren Empfängerverwaltungsprozess, stellte eine reibungslose Datensynchronisation sicher und steigerte die betriebliche Effizienz.