Sincronización Automatizada de Datos de Email a Lista de Leads

Anteriormente, los gerentes de proyecto rastreaban manualmente la información de los destinatarios en los correos enviados y actualizaban la lista de leads en Excel. Este proceso era ineficiente, propenso a errores y resultaba en datos desactualizados o faltantes. No existía un proceso de validación sistemático para garantizar que todos los destinatarios estuvieran correctamente registrados en la base de datos, lo que generaba riesgos de cumplimiento, inconsistencias en los datos y un esfuerzo manual innecesario.

Principales desafíos:

• La gestión manual de los destinatarios generaba errores frecuentes y listas de leads desactualizadas.
• No existía un mecanismo automatizado para verificar y aprobar nuevos destinatarios.
• Falta de un historial de auditoría para las aprobaciones y actualizaciones.
• Colaboración ineficiente entre los gerentes de proyecto y los aprobadores

Para abordar estos desafíos, el equipo implementó un flujo de trabajo automatizado utilizando Power Automate y Microsoft Adaptive Cards. La solución se integró perfectamente con Outlook y SharePoint, asegurando una validación precisa de los destinatarios mientras se redujía la carga de trabajo manual.

Pasos de implementación:

1. Monitoreo y Extracción de Correos: Power Automate supervisa continuamente los correos enviados por los gerentes de proyecto y extrae las direcciones de los destinatarios (campos Para, CC, CCO).
2. Verificación de Destinatarios: Las direcciones extraídas se comparan automáticamente con la base de datos de leads en SharePoint.
3. Flujo de Aprobación para Nuevos Destinatarios: Si un destinatario no está registrado, Power Automate envía una solicitud de aprobación mediante Adaptive Cards al aprobador designado.
4. Validación y Actualización: Si se aprueba, el nuevo destinatario se agrega automáticamente a la base de datos. Si se rechaza, la solicitud se registra y se notifica al gerente de proyecto.
5. Registro de Auditoría y Notificaciones: El sistema mantiene un historial de auditoría de todas las aprobaciones y actualizaciones, asegurando transparencia y cumplimiento. Los gerentes de proyecto reciben notificaciones en tiempo real sobre el estado de las aprobaciones.

• Mayor Precisión de Datos: Garantiza que la información de los destinatarios en la base de datos esté siempre actualizada.
• Cumplimiento Automatizado: Se exige la validación antes de agregar nuevos destinatarios.
• Reducción del Esfuerzo Manual: Ahorra tiempo a los gerentes de proyecto al eliminar el seguimiento manual.
• Mayor Eficiencia: Facilita la colaboración entre gerentes de proyecto y aprobadores.
• Transparencia y Auditoría: Proporciona un historial claro de todas las decisiones de aprobación.

Al aprovechar Microsoft Power Automate y Adaptive Cards, la organización optimizó con éxito su proceso de validación de destinatarios, asegurando una sincronización de datos fluida y mejorando la eficiencia operativa.