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Finden Sie in diesem Artikel heraus, ob eine Investition in automatisierte IT-Systeme für Sie lohnenswert ist.

Software für Prozessautomatisierung ist Ihr Weg in die Zukunft. Unsere Welt ist durch technologische Fortschritte geprägt. Unternehmen stellen deshalb zunehmend Effizienz und Produktivität in den Vordergrund. Eine Lösung, die dabei immer mehr Aufmerksamkeit auf sich zieht, ist Prozessautomatisierungssoftware, oder noch präziser RPA (Robotic Process Automation). Doch lohnt sich eine Investition wirklich? In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile und Herausforderungen, um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen. Zur Einschätzung der Dringlichkeit: Aus einem 2023 veröffentlichten Bericht von Camunda geht hervor, dass die Investition in Prozessautomatisierung von über 90% der befragten IT-Fachkräfte für ihre Unternehmen weiter vorangetrieben wird!

1. Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Routineaufgaben – viele Beschäftigte werden Ihnen danken, wenn die einst manuell zu bewältigenden Aufgaben automatisiert werden können. Sie danken Ihnen nicht nur, weil Zeit eingespart wird, sondern auch, weil das Risiko menschlicher Fehler auf ein Minimum reduziert wird. Die Tatsache, dass Ihr Unternehmen, Ihre Abteilung oder Ihr Team durch die Prozessautomatisierung von mühsamen Aufgaben entlastet wird, eröffnet Raum für kreative Entfaltung, strategisches Denken und die Möglichkeit für Weiterentwicklungen. Statt Ressourcen an monotone Tätigkeiten zu verschwenden, können Teams sich auf anspruchsvollere und bedeutungsvollere Herausforderungen fokussieren. Eine Software für Prozessautomatisierung spielt eine entscheidende Rolle dabei, den Weg für Innovation und Fortschritt zu ebnen.

2. Kosteneinsparungen durch Optimierung

Investitionen in Prozessautomatisierung können langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen wird nicht nur die benötigte Arbeitszeit reduziert, sondern auch der Ressourcenverbrauch minimiert. Dies wirkt sich positiv auf die betrieblichen Kosten aus und steigert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Bevor die Prozessautomatisierung ihren Weg in Ihr Unternehmen findet, gibt es zahlreiche Hindernisse. Unzählige E-Mails, die zugeordnet werden müssen, Briefe mit handgeschriebenen Notizen, Stapel von Papierkram und ein ständiges Jonglieren mit verschiedenen Aufgaben. Der erste Schritt sollte sein, Ihre Prozesse sehr genau zu analysieren. Wenn diese Prozessanalyse abgeschlossen ist, die neuen digitalen Prozesse definiert sind, wird sich die Zeit- und Ressourceneffizienz wiederum direkt in Kosteneinsparungen übersetzen lassen.

Person analysing the workflows via bpmn on a laptop.

Beispielsweise hat ein Kundenservice-Team, das sich vor der Automatisierung mit einem Berg von Anfragen konfrontiert sah, durch die Einführung automatisierter Workflows nicht nur Zeit gewonnen, sondern kann sich nun komplexeren Anliegen widmen. Hier ein Praxisbeispiel aus dem Bereich Versicherungen: Prozessautomatisierung erhöht die Dunkelverarbeitung um 80%. Dunkelverarbeitung ist ein gängiger Begriff in der Versicherungswirtschaft und bedeutet, dass Dokumente ohne das Zutun von Mitarbeitenden verarbeitet werden.

Die durch automatisierte Workflows erzielten Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen wirken wie ein Geheimrezept, das die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens stärkt. In einem Wettlauf um Innovation und Kundenzufriedenheit ist die Fähigkeit, schnell und effizient zu handeln, der Schlüssel zum Erfolg.

3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Prozessautomatisierungssoftware ist der Schlüssel zu mehr Flexibilität, genau nach Ihren Bedürfnissen. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen sieht sich plötzlich neuen Marktanforderungen gegenüber – ohne die richtigen Werkzeuge könnte dies zu einem ernsthaften Hindernis für Ihre Geschäftsprozesse werden. Im Vergleich zu umfangreichen Enterprise-Lösungen erweisen sich individuelle und maßgeschneiderte Lösungen als besonders anpassungsfähig. Innerhalb kürzester Zeit, sprich wenigen Wochen, können Minimum Viable Products (MVPs) erstellt werden, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Darüber hinaus lassen sich individuelle Lösungen rasch und mühelos an Ihre bestehenden Systeme anpassen.“

4. Zusammenfassung

Überprüfen Sie, ob die folgenden drei Kriterien erfüllt werden können. Sie gelten als Mindestvoraussetzung für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung:

  1. Standardisierte Prozesse: Vor der Automatisierung sollte sichergestellt werden, dass der zu automatisierende Prozess bereits standardisiert ist. Klare und einheitliche Abläufe bilden die Grundlage für eine effiziente RPA-Implementierung.
  2. Prozesse sind analysiert oder können analysiert werden: Eine detaillierte Analyse der bestehenden Workflows ist unerlässlich. Durch diese Analyse können potenzielle Engpässe, redundante Schritte oder ineffiziente Arbeitsabläufe identifiziert werden.
  3. Dokumentation und Transparenz: Eine umfassende Dokumentation der Prozesse ist entscheidend. Dies kann durch ein BPMN-Tool geleistet werden. Wir empfehlen Camunda, allerdings gibt es eine Vielzahl von Anwendungen, auch für Ihre Bedarfe. Transparente Einblicke in bestehende Abläufe ermöglichen es, die geeigneten Bereiche für Automatisierung zu identifizieren und den Implementierungsprozess effektiv zu steuern.

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